«Le conseil personnalisé et le contact individuel avec nos membres sont essentiels à nos yeux»

Depuis environ deux ans, Dilan Doganbey est responsable adjointe du département cotisations et responsable du registre des membres. Dans cette interview, la jeune femme de 31 ans nous explique comment elle demande leurs cotisations aux membres et recherche régulièrement de nouveaux clients et clientes.

Dilan Doganbey, de quelles cotisations vous occupez-vous dans votre département?
Nous nous occupons principalement des cotisations AVS, AI et APG ainsi que de la caisse d’allocations familiales et des cotisations de chômage. Nous sommes donc pour ainsi dire le service de comptabilité de l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS). Nous demandons les cotisations à nos membres et les transmettons à la Centrale de compensation (CdC). Par ailleurs, nous décomptons les frais administratifs, qui dépendent de la masse salariale déclarée par les entreprises. Ces frais nous permettent de nous financer en tant que caisse de compensation, c’est-à-dire de payer les salaires de notre personnel, les loyers de nos bureaux, etc.

Vous êtes également responsable du registre des membres. Quels membres sont affiliés à l’AK71? Et comment recrutez-vous de nouveaux membres?
En Suisse, il existe trois types de caisses de compensation. La Caisse fédérale de compensation (CFC), à laquelle sont affiliées toutes les régies fédérales et les grandes entreprises liées à la Confédération telles que la Poste ou les CFF. Par ailleurs, il existe une caisse de compensation cantonale dans chaque canton. En tant que caisse de compensation professionnelle, nous sommes la caisse de compensation d’une trentaine d’associations, qui sont toutes membres de notre association faîtière Commerce Suisse. Tous les membres de nos associations ont la possibilité de s’affilier à notre caisse de compensation et de bénéficier ainsi de toutes les prestations de nos services sociaux.

Comment recrutez-vous de nouveaux membres?
J’échange très étroitement avec la collaboratrice responsable du registre des membres de Commerce Suisse, que ce soit par téléphone ou par e-mail. Nous nous rencontrons aussi en personne au moins une fois par an. Nous sommes informés lorsque de nouveaux membres sont admis et nous prenons contact avec les responsables concernant les assurances sociales. De plus, nous demandons une fois par an la liste des membres de toutes les associations affiliées entre autres à Commerce Suisse. Ensuite, nous comparons cette liste avec notre liste de membres et approchons activement les nouveaux clients potentiels.

Que signifie exactement «année de changement»?
Une entreprise membre de deux associations disposant chacune de sa propre caisse de compensation ne peut changer de caisse de compensation professionnelle que tous les cinq ans. La prochaine année de changement sera par exemple 2026. Si un membre quitte une association et n’est plus membre que d’une association, il peut changer de caisse de compensation à tout moment.

À partir de quand les entreprises peuvent-elles s’affilier à l’AK71 ou passer à l’AK71?
Cela dépend de la situation initiale. Si, par exemple, une entreprise devient membre de l’association Commerce Suisse dès sa création, nous pouvons l’admettre immédiatement. Il arrive aussi, par exemple, qu’une entreprise transfère son siège d’un canton à l’autre. Si cette entreprise est déjà membre de Commerce Suisse et qu’elle était auparavant affiliée à la caisse de compensation de son canton, elle peut immédiatement passer à l’AK71. En cas de changement ordinaire sans affiliation à plusieurs associations, une nouvelle affiliation est possible au 1er janvier de l’année suivante. Le changement doit toutefois être communiqué à la nouvelle caisse de compensation au plus tard à la fin du mois d’août de l’année précédente.

Quels sont selon vous les avantages d’une affiliation à votre caisse de compensation?
L’avantage pour les grandes entreprises ayant des sites dans plusieurs cantons est que l’AK71 est présente dans les 26 cantons. Cela nous permet de garantir un suivi et un soutien harmonisés de la caisse d’allocations familiales dans tous les cantons. Ainsi, ces entreprises n’ont qu’un seul interlocuteur pour toutes les demandes relatives aux assurances sociales. Nos frais administratifs attractifs constituent un autre avantage. Enfin, nous recevons des retours positifs de la part de notre clientèle concernant la communication et la rapidité du traitement. Chez nous, les clientes et clients peuvent s’adresser directement aux collaboratrices et collaborateurs compétents, ce qui a un impact positif sur la communication et les délais de réponse. Le conseil personnalisé et le contact individuel avec nos membres sont essentiels à nos yeux.

Et quels sont les avantages de la plateforme en ligne connect?
Plus un membre effectue lui-même ses démarches sur la plateforme en ligne connect, plus la part des frais administratifs que nous pouvons rembourser l’année suivante est élevée. Grâce à la collaboration avec nos membres via connect, de nombreux processus internes sont exécutés automatiquement au sein de l’AK71. Cela nous permet d’accompagner nos clientes et clients de manière rapide, efficace et orientée vers le service.

À partir de quelle masse salariale les personnes actives doivent-elles payer des cotisations?
À partir d’un salaire brut de 2500 francs, les personnes actives doivent cotiser au 1er pilier, c’est-à-dire payer les cotisations AVS, AI, APG et AC. Sur demande, des cotisations peuvent également être payées sur des salaires plus bas (salaires minimes). Il existe également quelques exceptions dans le domaine artistique, pour les ménages privés ou pour les entreprises de nettoyage. Dans ces cas, des cotisations sont versées à partir du premier franc.

Quelles cotisations les personnes sans activité lucrative et les travailleurs indépendants doivent-ils payer?
Eux aussi doivent payer des cotisations AVS, AI et APG ainsi que des cotisations à la caisse d’allocations familiales. En tant qu’employé d’une entreprise, l’employeur paie les cotisations à la caisse d’allocations familiales et les frais administratifs. Les personnes sans activité lucrative et les travailleurs indépendants doivent verser eux-mêmes ces cotisations – et, surtout, les déclarer eux-mêmes.

Comment les salariés peuvent-ils vérifier si leur employeur paie régulièrement les cotisations AVS?
Les salariés peuvent le vérifier à tout moment sur un extrait de leur compte individuel (CI), qu’ils peuvent demander gratuitement auprès de n’importe quelle caisse de compensation. Il est recommandé de commander régulièrement un extrait du CI afin de vérifier si tous les revenus ont été déclarés par l’employeur et correctement comptabilisés par la caisse de compensation.

Y a-t-il des inconvénients pour les salariés si la caisse de compensation ne peut pas prélever les cotisations auprès de leur employeur?
En principe, cela peut entraîner une lacune de cotisation sur le CI de la personne assurée. Dans le pire des cas, il en résulterait une baisse de la rente AVS. Un délai de prescription de cinq ans s’applique rétroactivement. Cela signifie qu’il est encore possible de faire valoir toutes les cotisations dans un délai de cinq ans. Il en va autrement si l’employeur a déduit les cotisations du salaire, mais ne les a pas versées à l’AVS. Si les salariés concernés peuvent prouver au moyen de certificats de salaire, de relevés bancaires ou de décomptes de salaires que les cotisations ont été débitées, celles-ci leur sont créditées sur leur CI, quelle que soit la date à laquelle remontent ces paiements manquants. En résumé, la caisse de compensation peut réclamer des cotisations aux salariés avec effet rétroactif jusqu’à cinq ans. Aucun délai de prescription ne s’applique aux paiements manquants des employeurs qui peuvent être prouvés par les salariés et ils peuvent être crédités à tout moment.

Que se passe-t-il si les employeurs ne s’acquittent pas de leur obligation de cotiser?
Le non-respect par les employeurs de leur obligation de cotiser est punissable, ce qui a des conséquences juridiques et financières. Nous procédons régulièrement à des révisions des prestations AVS auprès de nos membres afin de garantir que toutes les cotisations ont été décomptées et comptabilisées correctement. En cas de manquement aux obligations liées à des cotisations AVS impayées, il est possible d’engager une procédure en réparation du dommage à l’encontre des membres du conseil d’administration responsables.

L’employeur doit-il également payer des cotisations sur les prestations exceptionnelles comme les bonus de Noël?
En principe oui, car les prestations exceptionnelles telles que les gratifications ou les bonus de Noël sont soumises à cotisation. Mais là aussi, il existe des exceptions, par exemple les rémunérations spéciales encadrées par le règlement de frais ou, dans certains cas, les bons. Cependant, des règles et des limites s’appliquent également. C’est pourquoi les employeurs devraient vérifier suffisamment tôt si des cotisations doivent ou non être versées.

Une personne qui part en voyage autour du monde, ne travaille pas depuis plusieurs années et ne vit pas en Suisse mais y reste inscrite doit-elle payer des cotisations?
Oui. Tant qu’une personne reste inscrite en Suisse et y a un domicile fixe ou une adresse c/o, elle doit payer des cotisations pour personnes sans activité lucrative. Ces personnes doivent se déclarer elles-mêmes à la caisse de compensation et payer elles-mêmes les cotisations. L’obligation de cotiser s’éteint si la personne quitte définitivement la Suisse et n’y travaille plus. En effet, sont assujetties à l’AVS toutes les personnes qui travaillent en Suisse et/ou y sont domiciliées de façon durable.

Les étudiantes et étudiants doivent-ils payer des cotisations AVS, AI et APG?
Oui, à partir de l’année où ils atteignent l’âge de 18 ans s’ils exercent une activité lucrative. Pour les étudiantes et étudiants, on distingue en effet les personnes exerçant une activité lucrative et les personnes sans activité lucrative. Ces dernières ne sont soumises à l’obligation de cotiser qu’à partir du 1er janvier qui suit leur 20e anniversaire.

Que se passe-t-il si une personne ne paie pas de cotisations pendant plusieurs années? Peut-elle les payer après coup?
Comme je l’ai dit, le délai de prescription est de cinq ans. Cela signifie que les cotisations peuvent en principe être payées rétroactivement pour les cinq dernières années, mais uniquement si la personne travaille actuellement encore en Suisse ou y est domiciliée. Pour les personnes mariées, le partenaire sans activité lucrative est couvert par le partenaire exerçant une activité lucrative. Enfin, les années de jeunesse entre 18 et 20 ans peuvent le cas échéant être utilisées pour combler d’éventuelles lacunes dans les années de cotisation.

Entretien: Conny König

Informations personnelles sur Dilan Doganbey

Dilan Doganbey a rejoint l’équipe cotisations de l’AK71 le 1er mars 2019 en tant que conseillère à la clientèle. Auparavant, elle a travaillé à la caisse de compensation de Bâle-Ville, où elle a également effectué un apprentissage d’employée de commerce. Depuis deux ans, Dilan Doganbey est responsable adjointe du département cotisations et responsable principale du registre des membres. Elle apprécie particulièrement les échanges avec les membres – et surtout les rencontres en personne chez les clientes et clients. Peu après avoir terminé son apprentissage, la jeune femme de 31 ans a obtenu le diplôme fédéral de spécialiste en assurances sociales. Dilan Doganbey a grandi à Bâle et habite aujourd’hui à Allschwil. Elle aime les promenades entre amis et les voyages.