«Il est essentiel que les paiements des cotisations soient réclamés de manière conforme à la loi et qu’ils nous parviennent à temps»

Les liquidités sont importantes pour qu’une entreprise puisse exister sur le long terme. C’est également le cas pour l’AK71. Vanessa Stornaiuolo, responsable des finances, explique dans cette interview comment les liquidités sont garanties et quelles sont les autres tâches du département des finances, en plus de la tenue de la comptabilité financière.

Madame Stornaiuolo, vous avez pris la direction du département des finances le 1er mai 2023. Comment vous sentez-vous dans cette nouvelle fonction?
Je me suis déjà très bien intégrée. Mon prédécesseur avait annoncé assez tôt qu’il partait en retraite. J’ai déjà donc pu lui apporter mon soutien lors de la dernière clôture annuelle, et il m’a familiarisée progressivement à ma nouvelle fonction. Ça a été une super transition.

Vous et votre employée êtes responsables de l’ensemble des finances de l’AK71. Quelles sont les principales tâches de votre équipe?
Nous tenons la comptabilité financière et donc, nous établissons le compte administratif, le compte de capital et le compte des biens immobiliers. L’enregistrement quotidien des entrées et sorties d’argent fait partie de nos tâches. Nous établissons ensuite les clôtures mensuelles et annuelles pour les deux œuvres sociales caisse de compensation et caisse d’allocations familiales, y c. la comptabilisation de toutes les opérations commerciales, régularisations, amortissements, etc. Parallèlement, nous sommes en contact étroit avec divers offices dans les différents cantons. Il s’agit avant tout de statistiques et de chiffres, notamment pour la compensation des charges.

Qu’entendez-vous par compensation des charges?
Les cotisations et prestations de toutes les caisses d'allocations familiales d’un canton sont comparées les unes aux autres. Des paiements compensatoires sont alors effectués sur la base de ces chiffres. L’objectif est que les recettes soient réparties de façon plus équitable entre les caisses d’allocations familiales. Bien sûr, chaque caisse est en premier lieu responsable d’elle-même. Elle fixe ses taux de cotisation et les augmente si, par exemple, elle ne peut pas constituer suffisamment de réserves. La compensation des charges est une mesure supplémentaire qui a été introduite il y a quelques années dans quelques cantons.

Le département des finances endosse-t-il d’autres tâches?
Nous sommes responsables de la surveillance des circuits de facturation. De tels circuits sont p. ex. la caisse d’allocations familiales ou la gestion de titres. Ces thèmes doivent être traités séparément et ne doivent pas être mélangés. Nous devons également veiller à ce que tous les circuits de facturation aient suffisamment d’argent à disposition. Premièrement, c’est important pour la déclaration mensuelle et le versement à la Centrale de compensation (CdC), et deuxièmement, nous garantissons, avec le contrôle continu des liquidités, qu’il y a toujours suffisamment de liquidité pour le paiement des rentes en cours et les versements des allocations familiales.

Pourquoi, dans la comptabilité financière, faites-vous la distinction entre caisse de compensation et caisse d’allocations familiales?
Cette distinction est obligatoire car les deux œuvres sociales ont des tâches et objectifs différents. Conformément à la loi, la caisse de compensation réclame les cotisations de l’AVS/AI/APG. La caisse d'allocations familiales est certes une partie de la caisse de compensation, mais elle ne s’occupe que des allocations familiales. Cette différenciation permet de garantir que les cotisations et les paiements sont saisis et évalués séparément pour les différentes assurances sociales. Il est alors possible de suivre précisément les dépenses et de les comptabiliser correctement avec les autorités concernées, conformément aux instructions.

Les liquidités sont un élément central pour chaque entreprise. Pouvez-vous expliquer ce dont l’AK71 a besoin pour que les liquidités puissent être toujours garanties?
L’important est que les paiements des cotisations soient réclamés conformément à la loi et qu’ils nous parviennent à temps. Cela nous permet de nous financer et de garantir les liquidités. Par ailleurs, notre objectif est d’investir les titres de manière rentable même si, comme on le sait, l’année dernière n’a pas été une bonne année de placement. Parallèlement, il est important de comptabiliser quotidiennement les entrées et sorties d'argent et de contrôler les liquidités. Pour finir, nous constituons des réserves et des provisions.

Pourquoi est-il nécessaire d’établir une clôture chaque mois?
Nous tenons une double comptabilité, donc une comptabilité de facturation et une comptabilité financière. Les départements font leurs enregistrements directement de leur livre auxiliaire dans la comptabilité de facturation. A la fin du mois, nous devons intégrer ces chiffres dans la comptabilité financière, donc dans le grand livre. Nous devons également toujours communiquer la clôture mensuelle à la Centrale de compensation (CdC). Par ailleurs, nous garantissons les liquidités avec la clôture mensuelle.

Pourquoi la clôture mensuelle doit-elle être communiquée à la Centrale de compensation (CdC) ? Et quelle est précisément la tâche de la CdC?
La Centrale de compensation (CdC) coordonne les différentes assurances sociales du 1er pilier et garantit que les recettes des cotisations et les prestations soient correctement équilibrées entre les différentes assurances. La CdC vérifie constamment que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Afin que la CdC puisse travailler avec les fonds et garantir la répartition équitables des subventions fédérales, nous devons livrer quotidiennement les paiements des cotisations perçues à cet effet.

Cela signifie-t-il que la CdC gère tous les paiements des cotisations?
C’est exact. La CdC veille à ce que les cotisations AVS/AI/APG ne soient pas utilisées à d’autres fins. Nous ne gardons que les fonds dont nous avons besoin pour les versements.

La CdC a-t-elle d’autres tâches?
Oui, la CdC gère un registre central où toutes les prestations – donc les allocations familiales et les rentes – sont représentées. Nous pouvons aussi y avoir accès. Parallèlement, elle tient des statistiques en tant que service fédéral et établit des rapports.

Combien de comptes annuels différents établissez-vous?
Nous établissons des comptes annuels pour la caisse de compensation et une autre séparée pour la caisse d’allocations familiales. Nous offrons nos services également à différents services de décompte avec leurs propres chiffres concernant la caisse d’allocations familiales, comme p. ex. le canton de Genève. Nous devons le faire parce que nous travaillons uniquement sur mandat pour eux, afin de simplifier les choses pour nos membres. Simplifier dans le fait qu’ainsi, les clients ont avec l’AK71 un seul interlocuteur pour tous les cantons.

Et qui est responsable de la clôture annuelle de la Fondation LPP?
C’est le département Prévoyance professionnelle qui s’en occupe.

Etes-vous tenus de publier les comptes annuels?
Non, seuls les comptes annuels de la prévoyance professionnelle sont publiés par nos soins et de notre plein gré sur le site Internet de l’AK71. Mais nous ne sommes pas tenus de fournir tous les comptes annuels à l’Office fédéral des assurances sociales. De même, les décomptes sont envoyés aux caisses de compensation cantonales et aux bureaux de décompte pour lesquels nous travaillons sur mandat.

Quelles autres tâches le département des finances prend-il en charge?
Nous calculons l’impôt à la source pour nos assurés tous les trimestres, gérons nos titres, compensons chaque année l’impôt anticipé et communiquons les chiffres à divers fonds cantonaux comme p. ex. l’assurance-maternité à Genève, pour laquelle nous travaillons. Nous sommes alors les interlocuteurs internes et restons à la disposition des membres en cas de questions, de même qu’à celle des réviseurs ou de la direction.

Comment se déroule une révision?
Les réviseurs s’annoncent et contrôlent les comptes annuels. En fait, ils contrôlent tout ce que nous avons fait durant l’année, comme l’impôt à la source, la caisse, la compensation des charges, etc. Ensuite, une discussion a lieu avec d’éventuelles remarques et pour finir, l’organe de révision fait un rapport. Normalement, la révision de clôture a lieu durant le premier trimestre de l’année. Par ailleurs, la révision principale de l’AK71 a lieu chaque automne. Cela signifie que les réviseurs nous rendent visite plusieurs fois par an. Une fois, ils vérifient uniquement les allocations familiales, une autre fois la prévoyance professionnelle ou les cotisations. Aussi parce qu’ils ne peuvent pas tout contrôler en une seule journée et qu’ils ont en interne différents spécialistes par domaine.

Interview: Conny König

Informations personnelles sur Vanessa Stornaiuolo

Vanessa Stornaiuolo travaille auprès de l’AK71 depuis huit ans. La jeune femme de 30 ans a commencé sa carrière au sein de l’équipe des allocations familiales et a travaillé ensuite au département des cotisations, où elle est devenue suppléante de la responsable du département. Au 1er mai 2023, Vanessa Stornaiuolo a rejoint le département des finances pour en prendre la direction. Actuellement, elle suit une formation continue pour devenir économiste d’entreprise ES. Vanessa Stornaiuolo vit à Reinach depuis sa naissance, possède deux chiens et aime cuisiner avec des amis et bien manger.